Methodik

Vorgehen und Methodik

1. Ziel der Analyse

Die Analyse soll sichtbar machen, welche administrativen Prozesse in Hausverwaltungen besonders häufig durch Rückfragen, Wartezeiten, Medienbrüche, Übergaben und Doppelerfassung belastet werden.

2. Untersuchungsbereiche

Die Analyse erfasst folgende sechs Prozessbereiche einer Hausverwaltung:

Anfragen und Kommunikation

E-Mails, Telefonate, Eigentümeranfragen, Mieteranliegen, Weiterleitungen und Rückfragen.

Schäden und Instandhaltung

Schadensaufnahme, Dienstleisterkoordination, Angebote, Freigaben und Nachverfolgung.

Rechnungen und Zahlungen

Rechnungseingang, Prüfung, Kontierung, Freigabe und Verbuchung.

Eigentümerversammlungen und Beschlüsse

Vorbereitung, Durchführung, Protokollierung und Beschlussumsetzung.

Abrechnung und Wirtschaftsplanung

Datensammlung, Prüfungen, Rückfragen, Korrekturen und Versand.

Dokumente, Daten und Übergaben

Ablage, Suche, Doppelerfassung, Systemwechsel und Informationsübergaben.

3. Messdimensionen

Für jeden Prozessbereich werden folgende Aspekte erfasst:

  • Aktive Bearbeitungszeit
  • Gesamte Durchlaufzeit
  • Häufigkeit von Rückfragen
  • Fehlende oder verspätete Informationen
  • Anzahl von Übergaben
  • Beteiligte Systeme und Kommunikationskanäle
  • Wiederkehrende manuelle Arbeit
  • Subjektiv wahrgenommene Belastung

4. Datenerhebung

Die Angaben werden über einen strukturierten Fragebogen und optional ergänzende Praxisgespräche erhoben.

5. Auswertung

Ergebnisse werden zusammengeführt und nur dann nach Vergleichsgruppen ausgewiesen, wenn die jeweilige Datenbasis eine sinnvolle und vertrauliche Darstellung zulässt.

6. Grenzen der Analyse

Die Hausverwaltungsanalyse ist eine praxisorientierte Branchenanalyse. Sie erhebt keinen Anspruch auf eine amtliche, repräsentative Statistik. Aussagen werden deshalb immer im Zusammenhang mit Teilnehmerzahl, Zusammensetzung und Erhebungsmethode dargestellt.

7. Vertraulichkeit

Einzelne Unternehmen werden in veröffentlichten Ergebnissen nicht namentlich genannt. Die Auswertung erfolgt ausschließlich aggregiert.

Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung.